Zaman yönetimi

                  Zaman yönetimi nedir ve 

               neden gereklidir?

           Geri getirilmesi olanaksız olan tek şey zamandır. Bazı insanlar zamanı planlı kullanırken, bazıları cömertçe harcar. Sınavlarda başarılı olan adaylarla başarılı olamayan adaylar arasındaki en temel fark, zaman kullanımıdır. 

Zaman; öncelikler doğrultusunda kullanılırsa kontrol altına alınabilir. Önceliklerin belirlenmesi, zamanı planlamada ilk adımdır. Yaşam, yapmak istenen ve yapmak zorunda olunan eylemlerden oluşur. Çoğu zaman bu ikisi arasında seçim yapmak zordur. Öğrenciler de eğlence ile öğrenci olmanın gerekleri arasında çelişki yaşarlar. 

 

Böyle durumlarda öğrenci kendine şu soruları sormalıdır: “Benim için bu etkinlikler içinde önemlisi hangisidir? Hangi etkinliklerden vazgeçebilirim? En az önemli olan etkinlikler nelerdir?” Bu sorulara cevap verilerek, öncelik sıralaması yapılabilir. 

 

Hayatı için bir amacı olmayan öğrenci, kendisi için neyin daha öncelikli olduğunu kestiremez. Bu nedenle, öncelikle kendisine bir amaç edinmelidir. Eğer öğrencinin amacı, derslerinde başarılı olmak ya da iyi bir lisede okumaksa, önceliklerini de bu doğrultuda belirlemelidir. Bir yıl sonra amaçladığı okulda bulunmak isteyen öğrencinin öncelik sıralamasında, ders çalışmak ve sınavlara hazırlanmak başı çekmelidir. Bununla birlikte, zamanı doğru kullanmayı öğrenemeyen öğrenci ne kadar ders çalışırsa çalışsın, başarılı olamaz. 

 

Zamanı yönetmek amacıyla öğrencinin hayatında yapabileceği ufak değişiklikler: 

• Telefonda arkadaşlarla uzun süre konuşmamak,

• Arkadaşlar her çağırdığında koşa koşa gitmemek, 

• Kantinde-kafeteryada her gün uzun zaman geçirmemek, 

• Evde oradan oraya amaçsız dolaşmamak, 

• Televizyona esir olmamak, 

• Evdeki sohbetlerin tümüne katılmamak

 

Öğrenciler bedensel, zihinsel, duygusal yapıları, ilgileri ve yetenekleri bakımından birbirlerinden farklıdır. Bir öğrencinin isteyerek çalıştığı ve hemen öğrendiği bir dersi başka bir öğrenci zor öğrenebilir. Bir başka öğrenci ise çabuk yorulabilir ya da çalışmak istemeyebilir. Bu nedenle, bir ders ya da konu içinde ayrılacak süre öğrenciden öğrenciye değişir. 

 

Her öğrenci zamanı kendine göre ayarlamalıdır. Bunun için öğrenci;

• Hangi derse hangi saatte çalışacağına kendisi karar vermelidir.

• Çalışma için ayıracağı zamanı saptarken, çalışacağı dersin, okuldaki dersin gününe ve saatine yakın olmasına dikkat etmelidir. 

• En verimli çalışma aralıklı çalışmadır. Ara vermeden uzun süre çalışmak kadar, uzun süre molalar vererek yapılan çalışma da verimsizdir. Öğrencinin, bir saat çalıştıktan sonra araya 5-10 dakikalık dinlenme koyması yararlı olur.

• Birbirine benzeyen iki dersi üst üste çalışmamalıdır. Örneğin, Türkçe dersinden sonra Sosyal Bilgiler dersine çalışmak yerine, matematik dersini çalışmak çok daha uygundur.

• Yatmadan önce on dakika süreyle, o gün çalıştığı dersleri tekrarlayarak uykuya geçmesi ve sabah kalkınca aynı tekrarı bir kez daha yapması, öğrenilenleri korumasını sağlar. 

 

ZAMAN YÖNETİMİ NEDİR VE NEDEN GEREKLİDİR?

Zaman yönetimi zamanımızın, amaçlarımızı, sorumluluklarımızı, zevklerimizi ve sosyal yaşamımızın içerdiği etkinliklerimizi bir arada yürütebilecek bir biçimde planlanması anlamına gelmektedir. Hepimiz toplum içinde yaşıyoruz. Geleceğimize yön verebilmek ve yaşamda başarılı olabilmek için hedefler belirliyoruz, bu doğrultuda çeşitli sorumluluklar alıyoruz. Yapmamız gereken görevlerimiz var. Yakınlarımıza, arkadaşlarımıza zaman ayırmak ve hoşlandığımız işleri yapmak, hobilerimizle ilgilenmek gibi gereksinimlerimiz de var. Ancak yine hemen hepimiz bu işler için bir türlü vakit bulamamaktan yakınıyoruz. Gerçekten de bütün bunlar için zamanımız yok mu? İşte bu soruya yanıt aramak için hep birlikte aşağıdaki tabloya bir göz atalım isterseniz.

Hiç Zamanım Yok! (mu?)

 

Zaman Limiti

 

GÜNDE 24 SAAT

HAFTADA 168 SAAT

 

Etkinlikler

 

* GÜNDE

+ HAFTADA

 

Kişisel İşler (Zorunlu) İşlerimiz

 

Uyku

*7

+49

Yemek

*2

+14

Giyinme

*1

+7

Ulaşım

*1

+5

Öz-bakım (Saç, makyaj vb..)

*2

+14

Toplam Haftada:

89 Saat

 

Okul Hayatımız

 

Ders Saatleri

*7

+40

Ders Çalışma

*4

+28

 

Toplam Haftada:

68 saat

 

Kişisel Gelişim Sosyal İlişkiler, Hobiler Eğlenme, Dinlenme

 *2

+10 saat

 

Görüldüğü gibi aslında hepimizin yapmak istediğimiz işler için yeterli zamanı var. Peki, neden bir türlü hiçbir işimiz yetişmiyor ve karmaşa yaşıyoruz? Bu sorunun yanıtı kuşkusuz “zamanımızı iyi planlayamadığımız için” olacaktır. Zamanı doğru biçimde planlamayı öğrenmek, yaşamımızda yapmak istediğimiz tüm işlere zaman ayırabilmek ve stresten mümkün olduğunca uzak yaşayabilmek için gerekli bir adımdır.

 

Hepimiz, özellikle de belirli dönemlerde (üniversiteye hazırlık, sınavlar vb..) zamanımızı planlama konusunda çaba göstermişizdir. Ancak çoğu kez bu çabalar boşa çıkar. Peki, bu neden böyle oluyor? Bizi zamanımızı planlayabilmekten alıkoyan nedenler neler? Bundan sonraki bölümde bu sorulara yanıt arayacağız.

 

ZAMAN YÖNETİMİ KARŞISINDAKİ ENGELLER

 

• Mükemmeliyetçilik: Hepimiz yaptığımız işin iyi olmasını isteriz. Aynı şekilde yaptığımız planların da yolunda gitmesi en büyük arzumuzdur. Ne var ki bazen işler istediğimiz gibi gitmeyebilir. Bazen de kendimizden yapacağımız işler konusunda insanüstü bir potansiyel bekleyebiliriz. Hedeflerimiz hiç de gerçekçi olmayabilir. İşte hedeflerimizin ve beklentilerimizin gerçekçi olmaması ve yaşamda olayların bazen istediğimiz gibi gitmeyebileceğini hesaba katmama gibi durumlar bizim mükemmeliyetçi olduğumuzun en büyük göstergeleridir. Mükemmeliyetçi kişi, işler yolunda gitmediğinde büyük bir düş kırıklığı yaşar, işleri bırakır, umutsuzluğa kapılır. Yine böyle bir kişi, kendine gerçekçi olmayan hedefler belirlediğinden, yaptığı işlerden bir türlü tatmin olmaz, yüksek beklentileri nedeniyle harekete geçemez. Böylece de iyi yapabileceği şeyleri, “mükemmeli başarmak” adına ya yapabileceğinden daha kötü yapar ya da hiç yapmaz. Zaman yönetiminde de “mükemmel” bir zaman planlayıcısı olmak gibi bir hedefe sahip olmak, kısa bir süre sonra düş kırıklığı yaşamak ve vazgeçmekle eşanlamlıdır. Hedefleri belirlerken esnek olmak ve olası aksilikleri göz önünde bulundurmak önemlidir.

 

• Erteleme: Erteleme davranışı, zamanı planlama ve başarı karşısındaki en büyük engellerden biridir. Bir konu sizin için önemliyse ve siz konunun peşinden gitmiyorsanız erteliyorsunuz demektir. Ertelenen her iş bir diğerini etkiler. Odanın toplanması, uzun zamandır aramak istediğimiz bir arkadaşımıza telefon etme, alışverişe çıkma, bir arkadaşımıza doğum günü armağanı alma vb.. işlerin ertelenmesi, daha önemli olan diğer işlerimizin de (ders çalışma, dönem ödevini hazırlama vb..) ertelenmesine yol açar. Aynı şekilde, önemli işlerin ertelenip durması da günlük işlerimizin büyük ölçüde aksamasına neden olur. Bu kısır döngü böylece uzayıp gider ve günün birinde içinden çıkılmaz hale gelebilir. Sonuç ise YOĞUN STRES, SİNİR BOZUKLUĞU, BAŞARISIZLIK DUYGUSU VE YILGINLIK olur. Kısaca erteleme, KARAR VEREMEMEKTEN kaynaklanmaz. Erteleme, kişinin karar verip de harekete geçememesidir. Bazen kararlar da ertelenebilir, bu da bir tür ertelemedir. Kararsızlıkla, karar vermeyi ertelemek birbiriyle karıştırılmamalıdır. Erteleme alışkanlığından vazgeçmek, zaman yönetiminin öncüsüdür. Bu alışkanlıktan vazgeçebilmek için ilk yapılacak şey, bir “ertelenen işler listesi” hazırlamaktır. 

 

Buna benzer bir liste hazırladıktan sonra kendinize “ertelediğiniz işleri ne kadardır erteliyorsunuz ve her bir ertelenen iş için kendinize ne tür mazeretler buluyorsunuz?” sorusunu sorun. Bu soruyu da yaptığınız listeye yazarak yanıtlayın. Daha sonra da mazeretlerinizin “geçerliliğini” kendi kendinize sınayın. Birçoğunun yeterli geçerliliğe sahip olmadığını göreceksiniz. En son aşamada da kendinize ertelediğiniz her bir iş için “belirgin” bir “işe başlama” zamanı belirleyin. Bazen bir işe karar verdiğimizde bu kararımızı belirgin olmayan ifadelerle dile getiririz, bu da harekete geçemememize neden olur. Örneğin “artık çalışmaya başlayacağım” gibi ifadeler belirsiz ifadelerdir. Bunların yerine “saat 19:30’da çalışmaya başlayacağım” gibi belirgin ifadeler kullanmak harekete geçmeyi kolaylaştırır. Ancak bu kararlar alınırken de “değişim aşamalarının” erteleme davranışını değiştirme konusunda da geçerli olduğu unutulmamalıdır.

 

• Kendine Aşırı Güven: Yaşamda kendine güvenmek iyi ve yararlı bir özelliktir ancak fazlası BOŞ VERDİCİLİĞE yol açar. Yapmamız gereken tüm işleri bir kenara not etmeden hatırlamamız ve bu işleri son dakika da harekete geçerek tamamlamamız olanaksızdır. Bu nedenle “ben bunların hepsini aklımda tutabilirim” ya da “herkes bu işi 3 saatte bitiriyor ama ben nasıl olsa bu işi 1 saatte bitiririm” tarzı düşünceler bizi düzensizliğe ve başarısızlığa götürür.

 

• Kendine Güvensizlik ve Yüksek Kaygı: Zaman zaman hepimiz performansımızdan şüphe edebiliriz ya da yaptığımız işlerin yeterliliğinden emin olmayabiliriz. Ancak bu durum çok ve yoğun duygularla yaşanıyorsa bizim için engelleyici bir etken durumuna gelmiş demektir. “Bu işi nasıl olsa başaramam, öyleyse hiç denememeliyim” tarzında düşünceler kendine güvensizlik belirtisidir. Buna benzer düşünceler, yüksek kaygıya da neden olur ve kaygı da bizim için bir engel oluşturmaya başlar. Bu tür düşünce ve duyguları çok sık ve bizi ciddi anlamda engelleyecek yoğunlukta yaşıyorsak, bir uzmana danışmamız yararlı olacaktır.

 

• Hayır Diyememe: Zaman yönetimi, zaman zaman çevremize “hayır” dememizi gerektirecek bir aktivitedir. Önemli bir sınava çalışırken telefon eden bir arkadaşımızın “1-2 saat sana uğrayacağım” demesi üzerine, istemeye istemeye onu misafir etmemiz bizi daha sonra sınavda zor durumda bırakacaktır. Bu tür durumlarda çevremize “hayır” diyemiyorsak, birçok işimiz bu yüzden aksıyor demektir. Örneğin, arkadaşınıza “hayır” dediğimizde ilişkimizin bozulacağından korkuyor olabiliriz. Kısa dönemde arkadaşımıza hiçbir konuda “hayır” demeyerek böyle bir durumdan kaçınabiliriz. Ancak, sürekli başkalarının istekleri doğrultusunda ve onların öncelikleri ile yaşamak, zaman içinde o kişilere karşı öfke biriktirmemize ve asıl o zaman ilişkimizin bozulmasına yol açabilir. Oysaki “hayır” deme gerekçemizi çevremize açık bir biçimde dile getirdiğimizde, çevremiz de bu konuda bize anlayışlı davranacaktır.

 

• Hafife Alma: Bazen bazı işlerin kendiliğinden olacağına ya da bazı özelliklerin herkeste bulunduğuna ilişkin bir yanılgıya düşeriz. Örneğin “dinlemeyi” öğrenmek gereksizdir, çünkü zaten biliyoruzdur. Birileri gelip nasıl olsa bizimle arkadaş olacaktır ya da er geç üniversite diploması bize sunulacaktır. Bu tür hafife almalar, çoğu kez sosyal ve akademik alanda başarıyı olumsuz yönde etkileyen sorunlara neden olur, bize büyük düş kırıklıkları yaşatır. 

 

• Zaman Yönetimi Konusunda Önyargılar: Bazı kişiler “zaman yönetimi” konusunu daha başından reddeder ve bu konuya hiç yanaşmazlar. Bunun nedeni zaman yönetimi konusundaki bazı yanlış değerlendirmelerdir. Bunlar üzerinde durmak, zaman yönetimi konusunda biraz daha bilinçlenme açısından yararlı olacaktır. Bu önyargılardan en yaygın olanları şunlardır:

“Bu teknikler benim işime yaramaz”: Zaman yönetimine başlarken, zaman yönetimi tekniklerinin sihirli formüller olmadığı ve bu tekniklerin sizin yapmanız gereken şeyleri sizin için yapmayacağı baştan kabul edilirse, öğrenilenleri daha gerçekçi bir zeminde uygulamak mümkün olabilecektir. Bu tekniklerin yalnızca bir araç olduğu ve teknikleri kullanmanın sizin elinizde olduğu gerçeği her zaman akılda tutulmalıdır.

 

Unutmayın ki ideal koşullarda herkes zamanını yönetebilir. Mükemmel bir zaman yöneticisi olmaktan çok bu koşullar altında yapabileceğinizin en iyisini yapmaya çalışmak, sizin bu yolda en büyük yardımcınız olacaktır

 Yani teknikler sizi değil siz teknikleri kontrol edeceksiniz. Üstelik yaşamınızı sürekli olarak bu tekniklerle planlamak zorunda değilsiniz. Örneğin tatiller, plansız yaşamak ve bunun tadını çıkarmak için birebir zamanlardır.

 

“İnsanlar beni sürekli arıyor ya da benden bir şeyler istiyorlar.”: Şunu unutmamalıyız ki, her tür aranma ve rahatsız edilmeden kendimizi uzak tutmamız olanaksızdır. Bu tür durumlarla nasıl başa çıkılabileceğini öğrenmek en önemli adımlarımızdan biri olacaktır.

 

ZAMAN YÖNETİMİ TEKNİKLERİ

Buraya kadar “zaman yönetiminin” ne anlama geldiğini, neden gerekli olduğunu, zaman yönetimi gibi alışkanlıkların kazanılması için ne tür süreçlerden geçilmesi gerektiğini ve zaman yönetimi karşısındaki engellerin neler olduğunu inceledik. Bu bölümde ise “zaman yönetimi” nasıl yapılır konusunu ele alacağız.

 

I. Amaç Belirleme: Başarmak istediğimiz tüm işlerde olduğu gibi, zaman yönetimi konusunda da öncelikle BELİRGİN BİR AMACIMIZIN olması gerekir. Burada önemli olan nokta, amacımızın BELİRGİNLİĞİDİR. Bizler, zamanımızı nasıl değerlendireceğimiz konusunda sayısız seçeneğe sahibizdir. Bu nedenle de zamanımızın büyük bölümü, NE YAPACAĞIMIZA KARAR VERMEYE ÇALIŞMAKLA geçer. İşte bu noktada belirsiz amaçlar, zaman yönetiminin baş düşmanı olan erteleme davranışına yol açar. Peki, “belirgin amaç” nedir ve nasıl belirlenir? Şimdi biraz düşünün ve üç tane “kısa vadeli amacınızı” bir kenara yazın

(1). Bu kısa vadeli amaçlarınız, önümüzdeki bir yıl içinde tamamlamayı planladığınız amaçlarınız olsun. Bu amaçları belirlerken, bir yandan da amaçlarınıza ulaşabilmek için yaşamınızda yapmanız gereken değişiklikleri de gözden geçirin

(2). Kısa vadeli amaçlarınızı belirledikten sonra, bunların yukarısına üç tane uzun vadeli amacınızı yazın

(3). Amaçları Alt-amaçlara Bölme: Bu kısa alıştırmayı tamamladıktan sonra amaçları belirginleştirme konusunda yaşamsal önemi olan “amaçları alt-amaçlara bölme konusuna” değinmek gerekir. Şimdi uzun vadeli amaçlarınızdan birini bir başka kâğıda yazın

(4). Daha sonra bu amaca ulaşabilmeniz için gerekli alt-amaçları belirleyin ve altına bunları yazın

(5). Sonra da her biri için yeni alt-amaçlar belirleyin

(6). Alt-amaçlar iyice belirginleştiğinde kısa vadede yapmanız gereken işler net bir biçimde karşınıza çıkacaktır. Zaman planınızı bu amaçlar doğrultusunda yapmaya başlayacaksınız. Şimdi bu alıştırmaya bir örnek verelim.

 

Böyle bir liste daha ayrıntılandırılabilir ve her bir amaç için bitirme zamanı belirlenerek yapılabilir. Bu tür bir liste sosyal alanda yapılmak istenen şeyler için de yapılabilir ve çeşitlendirilebilir.

 

Amaç belirleme sürecinin önemli bir parçası da “aciliyet” ve “önem” konusudur. Yapmak istediğimiz işler ve gerçekleştirmek istediğimiz amaçlarımız çok çeşitli olabilir. Bunların bir kısmı yaşamdaki uzun vadeli amaçlarımızla doğrudan ilişkilidir, bir kısmı ise bize zevk veren uğraşılardır. Ancak bazı işler temel amaçlarımızla olan bağlantılarına göre daha önemli, bazı işler ise tamamlama süremiz açısından daha acil olabilir. Bu iki durum temel alınarak, yapmamız gereken ve yapmayı istediğimiz işler dört kategoride toplanabilir. 

 

Bunlar:

1. Acil Olmayan ve Önemsiz İşler: Bu tür işler, özellikle de önemli işlere zaman ayırmamız gereken dönemlerde, boş yere harcanmış zamanların kaynağını oluşturur. Saatlerce bilgisayar oyunları ile uğraşmak, bütün bir akşam telefonla dedikodu yapmak vb.. işler bu kategoriye girer. Bunlar kişisel zevklerimizdir. Yaşamsal önemi yoktur ve sosyal anlamda da, akademik anlamda da yaşamımıza pek bir şey katmaz. Bu tür uğraşların gerektiği durumlarda ertelenmesi ve boş zaman etkinlikleri olarak yapılması zaman yönetimi açısından önemlidir.

2. Acil ama Önemsiz İşler: Bazen öyle işlerle uğraşırız ki, iki ayağımız bir pabuca girer ama aslında işin sonunda elde ettiğimiz kayda değer bir şey yoktur. Ders çalışmamız gereken bir zamanda, arkadaşımıza bizden istediği bir kaset kaydını yetiştirmeye çalışmak bu türden bir iştir. Arkadaşımızın, kaseti ertesi gün almak istiyor olmasından ötürü iş acil bir iş olabilir ama yaklaşan bir ara sınavdan daha önemli değildir. Bu tür bir durumda arkadaşımıza gerekli açıklamada bulunarak ek süre talep etmek, arkadaşlığımıza zarar vermez ama bizi başarıya götürür.

3. Acil Olmayan ama Önemli İşler: Bu tür işler yanıltıcı olabilir. Aylar sonra olacak olan bir sınav önemlidir ama acil değildir. Ne var ki, sınavlarda başarılı olmak ve öğrenilmesi gereken bilgileri sindirerek öğrenmek ancak düzenli tekrar ile olabilir. Zaman planımızda günlük tekrar için zaman ayırıp ayırmamak konusunu bu gerçeği düşünerek ele almak önemlidir. Sınav döneminde sıkışıp kalmak yerine uzun vadeli çalışma planı yapmak daha akıllıca görünmektedir. Zaman planlamada önemle üzerinde durulması ve planın şekillendirilmesinde en önemli unsur olması gereken işler bu kategorideki işlerdir.

4. Acil ve Önemli İşler: Bu tür işlerle genellikle zamanı iyi planlayamadığımızda karşılaşırız. Doğru düzgün hazırlanılmamış bir sınava bir gece önce çalışmaya başlamak ya da önemli bir dönem ödevinin başına teslim tarihinden iki gün önce oturmak bu tür işlerdendir. Zaman planının, önemli bir aksilik olmadıkça bu tür işlerle karşılaşılmayacak biçimde yapılması önemlidir.

 

Bir işin önemi, zaman planlaması açısından gerçekten çok önemlidir. İşlerimizin önem derecesini belirlemek için, kendimize uğraştığımız iş hakkında bazı sorular sorabiliriz:

1. Eğer bu işle uğraşmaktan tümüyle vazgeçersem ne kaybederim?

2. Bu iş, yerine daha önemli bir iş konulacak şekilde başka bir zamana ertelenebilir mi?

3. Ben bu işe gerçekten önemli olduğu için mi, yoksa yalnızca zevk aldığım için mi konsantre olmuş durumdayım?

Bu sorulara verilecek yanıtlar, bize, uğraşmakta olduğumuz işin ne kadar önemli olduğunu gösterebilecek ipuçları verecektir.

 

II. Uzun Vadeli Takvim Belirleme: Belirlediğimiz amaçlar doğrultusunda yapmamız gereken işlerin tamamlanma tarihlerini belirlemek, zamanı planlama konusunda önemli bir adımdır. Bunun için bir adet yıllık ajanda edinmek ve amaçladığımız işlerin bitiş tarihlerini (ödev teslim tarihi, sınav tarihleri vb..) bu ajandaya kaydetmek, atacağımız ilk somut adımdır.

 

III. Haftalık Plan Yapmak: Amaçlar belirlendikten ve gerekli tarihler yıllık ajanda da işaretlendikten sonra gelinen aşama “haftalık plan” yapmaktır. Bunun için her hafta düzenli olarak çizelge hazırlamak en etkili yöntemdir. Bu işe girişmeden önce, BİR HAFTA BOYUNCA planlanmamış yaşantımızın bir listesini yapmak gerekir. Bunun için de yanımızda bir hafta boyunca boş bir kağıt bulundurmak ve hangi günler hangi saatlerde nelerle uğraştığımızı not etmek yeterlidir. Bu bize, bizim zevk aldığımız ya da yapmamız gerekirken yeterince zaman ayırmadığımız işleri belirlememiz konusunda yardımcı olur. Bu aşama tamamlandıktan sonra işe belirlediğimiz kısa vadeli amaçları, haftalık plansız yaşamımızda vakit ayırdığımız işleri ve zevk aldığımız etkinlikleri bir kağıda yazarak devam edebiliriz. Bunu yaptıktan sonra listedeki işleri A, B ve C olarak sınıflandıralım. A, olmazsa olmaz; B,olmalı; C, olursa iyi olur türünden işleri ifade etsinler. Bu ayrımı yaparken “Amaç Belirleme” bölümünde söz edilen aciliyet ve önem konuları göz önünde bulundurulmalıdır. Özetle uzun vadeli hedeflerimiz için önemli olan işleri, kişisel ve sosyal gelişimimiz açısından önemli olan etkinlikleri ve beceri ve yeteneklerimizi geliştiren ya da bize çok haz veren uğraşıları A kategorisine koymamız bize önemli ölçüde kolaylık sağlayacaktır. 

1. Esneklik ve Gerçekçilik: 

- Zamanımızı planlarken bazen işlerin yolunda gitmeyebileceğini göz önünde bulundurmak, 

- Kimi zaman ders çalışmak yerine başka işlerle uğraşmak hakkını kendimize tanımak,

- Bu tür durumlarda yapmak istediğimiz etkinlik için harcayacağımız zamana karşılık gelen başka bir zaman dilimini ders çalışmakla değiştirebilmek, esneklik kavramı içinde yer alan bazı unsurlardır.

2. Ödüllendirici Olmak: Bütün bir haftayı yalnızca dersle ya da sosyal etkinliklerle doldurmak, mantıklı olmayan planlama biçimleridir. Önemli olan planlarımızda hem zorunlu hem de bize zevk veren etkinliklere zaman ayırmaktır. Çalışmak için ayrılan zamanların arkasına ya da ertesi güne bize zevk veren işlere ayırmak ödüllendirici ve motive edici etkiye sahiptir.

3. Sürekli Değerlendirme: Her hafta başında, bir önceki haftada plan ne kadar işlemiş, ne kadar aksamış, planın aksamasına neler neden olmuş gibi sorgulamalar yapmak giderek daha kendimize uygun ve sağlıklı planlar yapmamıza olanak tanıyacaktır.

                            Zaman ne kadar önemli? 

        Zaman yönetimi insan varolduğu günden bugüne varlığını zihinlerde korudu. İsmi başka başkaydı fakat hiç günümüzdeki kadar detaylandırılmamıştı. Yaşam yönetimi, kariyer planlama, hedef belirleme vb. kavramlar hayatımıza girdikçe zamana olan bakış açımızda değişti. Zaman yönetiminin önemini anlamaya başladık. Eğer hayatımızda değişiklik yapacaksak, bunu yapmak için zaman ayırmak zorundayız. Bu değişiklikler konusunda ciddiysek, kendimizi zamanı netleştirmeye uğraşırken bulacağız. Öyleyse zamanı nasıl netleştirebiliriz? Öncelikle zamanın önemini anlamak gerekiyor.

Vakit nakittir atasözüne göre bakıldığında, zaman parayla eşitmiş gibi görünüyor olasada aslında değildir. Zaman göreceli bir kavramdır. Herkese göre değiştiği gibi bir yere ve duruma göre de değişebilir. Zaman biriktirilemez ancak tasarruf edilebilir bir kavramdır. Zamanın önemi konusunda araştırma yaparken karşılaştığım bir yazıyı sizlere aktarmak istiyorum:

• Bir yılın değerini; final sınavını geçememiş bir öğrenciye sor.
• Bir ayın değerini; erken doğum yapmış bir anneye sor.
• Bir haftanın değerini; haftalık bir gazetenin editörüne sor.
• Bir saatin değerini; buluşmak için bekleyen aşıklara sor.
• Bir dakikanın değerini; treni, otobüsü ya da uçağı kaçıran birine sor.
• Bir saniyenin değerini; bir kazadan sağ çıkan birine sor.

İnternette arattığınızda hayatları 1 saniye içerisinde kurtulan insanların görüntülerine ulaşabilirsiniz. 1 saniye bile bu kadar değerliyken zamanın fiyatı olabilir mi sorusunu düşünmek gerekiyor.

Ortalama bir kişinin zamanı nasıl geçiyor?

Bir haftanın 168 saat olduğunu belirtmiştik. Bir günümüz ise 24 saat. Ortalama bir kişi bu 24 saati nasıl geçiriyor inceleyelim:

• Uyumak için günde ortalama 8 saat harcıyoruz,
• Makyaj, traş, temizlik, vb. işler için yaklaşık 1 saat harcıyoruz,
• Kahvaltı, öğle yemeği, akşam yemeği, ufak atıştırmalıklar derken bir günde 3 saat harcıyoruz,
• Özellikle megakentlerde seyahat için günde yaklaşık 2 saat harcıyoruz,
• Türkiye’de sabah 9 akşam 18 çalışma sistemi yaygın. Buda günde 9 saat harcatıyor,

Toplamda bir günlük rutin aktiviteler 23 saatimizi alıyor. Geriye kendimize ayırabileceğimiz 1 saatimiz kalıyor. Fakat faturaların ödenmesi, banka kuyrukları, hastane, hava şartları, kaçırılan ulaşım araçları, zamansız çıkan işler, gereksiz yapılan telefon görüşmeleri vb. zaman giderleri de araya girince eldeki 1 saatlik vakitte çar çur oluveriyor. Durum böyleyken zaman yönetmek için nasıl bir yol izleyebiliriz sorusu akılları kurcalıyor.

Sabah 1 saat erken kalkmak, gece 1 saat geç yatmak, ufak atıştırmalıklar alıp yolda yemek biraz vakit kazandırıyor gibi görünsede bunlar yaşam kalitesini düşüren faktörler. Zaman yönetimi yapılırken belli başlı hususlara dikkat etmek gerekiyor.

Amaçlar: Yapmak istenilen tam olarak ne? Günlük, haftalık, aylık ve yıllık dönemlerde amacımız nasıl şekilleniyor? Bu nedenle amaçları önceden netleştirmek gerekiyor.

Yıllık planlar: Günleri haftalar, haftaları aylar, ayları ise yıllar kovaladığı için bir yıl içerisinde yapılacak önemli olan şeyleri belirlemek gerekiyor.

Haftalık ve günlük planlar: Haftalık olarak bir program hazırlanması, günleri daha net ayarlamamıza yardımcı oluyor. Günlük planlar ise saatleri verimli kullanmayı sağlıyor. Tüm planlar yazarak yapıldığı için unutulması riski ortadan kalkıyor. Buda aslında daha sonrası için biriken işlerin önümüze serilmesini engellemiş oluyor.

Öncelikler: Saatlik, günlük, haftalık, aylık yada yıllık olmak üzere eğer bir plan/program yapıyorsak bunun içerisindeki öncelikleri mutlaka belirlemek gerekiyor. Arabayı temizlemek mi önce geliyor yoksa tamire götürmek mi önce geliyor? Temizlik yapmak mı önce geliyor yoksa TV izlemek mi? Toplantı mı? Yazışmalar mı? vb.
Zaman vampirleri: Dikkat edilmesi gereken en önemli noktalardan biri bu. Zira hem motivasyonu etkilemekte hemde elde avuçta kalan sınırlı vakti adeta bir vampir gibi sömürmekte. Bu konuyu detaylı olarak ele almak gerekiyor.

Beklenmeyen misafirler:  Siz ev işleriyle meşgulken biri kapıyı çaldı, canı sıkılan komşunuz sohbete gelmiş. İş yerinizde yoğunluğun en tavanda olduğu bir saatte bir arkadaşınız “geçerken uğradım” diyerek size kendini zorla buyur ettirdi. Gel buradan yak! Bu tip durumlara karşı genellikle hazırlıklı olamıyoruz. Kırmamak için çoğu zaman kendi zamanımızdan harcayarak beklenmedik misafirlerimizle vakit  geçirebiliyoruz.

 Toplantılar ve Yazışmalar: Özellikle medya sektöründe çalıştığım için şuana kadar onlarca toplantıya katıldım. Gerek radyolarda gerek ise televiziyon kanallarında sık sık toplantılar yapılmakta. Bu toplantılar inanın o kadar saçma, sıkıcı ve zaman kaybı ki anlatamam. Haber merkezlerinde genellikle günün gidişatını ele alan toplantılar yapılıyor. Gündemi belirlemek adına mantıklı gibi görünsede gündem Türkiye’de 5 dakika içerisinde değişiyor. Sabah yapılan gündem toplantısı öğlen olmadan anlamını kaybediyor. Bir toplantıya başlamak için gecikenleri beklemek gerekiyor. Herkesin güne dair toplantı başında ortaya attığı trafik, yağmur, otoparkta yer bulamaması gibi laf salataları ise zamanı iyice çarçur ediyor. Eğer önceden belirlenmediyse toplantılar genellikle zaman kaybından ibaret oluyor.

Dağınıklık – Düzensizlik: Görsel düzen zihinsel düzeni sağlar. Zihinsel sakinlik ise motivasyonu artırır. Dağınık bir çalışma ofisi/masası sizin iş yapmanızı engelleyecektir. Gözleriniz ve kafanız yorulacak, objeler çeşitli çağrışımlara sebep olarak aklınızı dağıtacaktır. Bilgisayarınızın düzensizliği ve dosyaların karmaşıklığı da benzeri bir duruma neden olacaktır. Bunun için çekmecelerinizi, dolaplarınızı, bilgisayarınızı mutlaka düzenleyin. Aynı zamanda gereksiz titizlikte zaman kaybettiren faktörlerdendir. Örneğin günde 5 kere çalışma masanızı silmeniz gereksizdir.

Kararsızlık ve Erteleme: Zamanı en çok emen vampirlerden olan bu ikili, zaman yönetimi dışında bir konu olarak incelemeye değer. Kararsızlık, hedef belirlememekten ve kısa vadeli planlar yapmamaktan kaynaklanıyor. Boş bir gününüzde “bugün ne yapsam / yapsak?” sorusu kararsızlık ve plansızlıktan kaynaklanmatadır. Sırf bu nedenle o gün gidilebilecek bir fuar, seminer, tiyatro vb. için önceden ayarlanmadığından katılım hakkınız kalmayabilir. Önem sırası belirlemediğiniz için hangi işi önce yapacağınıza karar veremiyor olabilirsiniz ve bu süreçte her ikisini birden yapmaktan vazgeçebilirsiniz. Tüm bunların size dönüşü olumlu yada olumsuz illaki olacaktır. 

Yetki ve Görevleri Devretmeme: Bir fabrikanın bütün işlerini bir kişi yapabilir mi? Eğer teknolojiden faydalanmıyorsa yapamaz. Her şey otomatik ise yönetim panelinden bir kişinin bütün fabrikayı idare edebilmesi mümkündür bu ayrı bir durum. Her insanın belli bir kapasitesi vardır. Aynı anda bir kaç yerde olmak bir kaç iş yapmak mümkün olmamaktadır. Bu durumda yapılabilecek bazı işleri başkalarına devretmek veya teknolojiden yardım almak zaman kazandırıcı olacaktır. İletişim Sorunu: Askeriyede emrin tekrarlanması gibi bir durum vardır. Komutan bir emir verir, asker verilen emri tekrarlar. Bu askerin konuyu doğru anladığının veya komutanın doğru anlatıp anlatmadığının teyidi niteliğindedir. İnsanlar arasında iletişimsizlik zaman kaybına sebep olan faktörlerden biridir. Yanlış anlaşılma veya yanlış gelen bir bilgi, tüm işleri aksatabildiği gibi hem maddi hem zaman yönünden kayıplara yol açabilmektedir. Bu nedenle etkili iletişim yollarının tercih edilmesi ve belirlenmesi gerekmektedir. Sürekli hattan düşen bir santral sistemi ile çalışmaktansa e-posta ile veya whatsup ile çalışmak daha verimli olabilir. Bu kişilere, firmalara, gruplara göre şekillenecek bir maddedir.

Sağlık ve stres: Aniden bir hastalık geçirebilirsiniz. Grip gibi salgınlara denk gelip hasta olmuş olabilirsiniz. Öte yandan yoğun iş koşturmacası içerisinde stres altına kalıyor olabilirsiniz. Aşırı sigara, alkol, yorgunluk vb. sebeplerden bedeninizi yıpratıyor olabilirsiniz. Tüm bunlar bir gün kayışın kopmasına ve sizin hastanelik olmanıza sebep olabilir. Bu nedenle elinizden geldiğince insani gereksinimlerinize ve sağlığınıza önem verin. Gribal enfeksiyon geçiren bir hastanın bulunduğu ortamda kalmamaya özen göstermek sizin 1 hafta aksıra öksüre yatakta yatmanızı engelleyebilir. İş ve zaman kaybının önüne geçebilir.

Acelecilik: Çalışma ortamlarında oradan oraya koşturan, hep bir acele içerisinde olan kişiler vardır. İşleri bir türlü bitmez. Hep onlar yoğundur. Bütün işler sanki onlara devredilmiştir. Hem yakınırlar hemde çabalarlar. Çoğu zaman ne yaptıkları iş sonuçlanır ne de kendilerine ayıracak vakitleri kalır.

Beklemek: Hepimiz mutlaka bir yerlerde bekleyerek zaman kaybediyoruz. Özellikle megakentlerde trafikte, metrobüs sırasında, banka sırasında, resmi yerlerde, yemek sırasında, asansör sırasında, tuvalet sırasında vb. Bu tip bekleme durumlarında size verimli olacak eksta bir şeyler varsa yapmaya çalışın. Telefonunuzdan e-postalarınıza bakmak gibi. Öte yandan bir görüşme için birisini bekliyorsanız dakikalarınızı hatta saatlerinizi harcamayın. Kendisi ile iletişim kurun veya sekreterine bilgi vererek size müsait bir zamanlarında dönüş yapmalarını belirtin.

Unutkanlık: Hepimizin başına gelebiliyor. Eğer sağlıkla ilgili bir durumdan ötürü unutkanlık yaşıyorsak tıbbi müdahale almalıyız. Dikkat eksikliği, yoğunluk vb. nedenlerden dolayı bir unutkanlık yaşıyorsak o zaman not alma konusunda kendimizi geliştirmeliyiz. Cep telefonlarında kullanılan basit not alma uygulamaları hayatı oldukça kolaylaştırmakta. Alarm kurmak, sabah kalkış saatlerini telefona haftalık olarak kaydetmek vb. yöntemler de unutkanlığı ortadan kaldırabilmektedir. 

1. Sabah uyandıktan sonra gününüzü planlayın

Gününüzü planlamak size her zaman kazandırır. Gün içerisinde neler yapmanız gerektiğini planlamak gereksiz zaman harcamaktan alıkoyar.

2. Saatlik takvim planı kullanın

Cep telefonlarında da olan saatlik takvimleri kullanarak gün içerisinde her işinizi halletmek için zaman bulabileceğinizi göreceksiniz. Saatlik planlarınızı her gün not alın ve takviminize sadık kalmaya çalışın.

3. Önceliklerinizi belirleyin

Zaman yönetimini verimli hale getirmek için önceliklerinizi belirleyerek önemli işlerinizi halletmeye odaklanın.

4. Dikkat gerektiren işlerinizi sabah saatlerinde yapın

Zihnin en açık olduğu sabah saatlerinde dikkat gerektiren işlere yönelebilir ve bu işleri fazla zaman harcamadan gerçekleştirebilirsiniz.

5. Takviminize odaklanın

Günlük planlamalarınıza ve takviminize odaklanmanız size önemli bir zaman kazancı sağlar ve etkin zaman yönetimi konusunda size güven kazandırarak kendinizi bu konuda geliştirmenize yardımcı olur.

Bir iş için her seferinde daha az zaman belirleyin

Bir işi bitirmek için her defasında daha az zaman belirlemek size rutin olarak yaptığınız işlerde hız kazandırır ve gün içerisinde daha fazla zaman kazanmanızı sağlar. 

7. Her bir projenizi günlük işlere dönüştürün

Büyük proje veya işlerinizi günlük hedeflere dönüştürebilir, bunlara günlük rutinler halinde zaman ayırarak önemli ilerlemeler kaydedebilir ve hedeflerinizi gerçekleştirebilirsiniz.

8. İşleri devretme şansınız varsa bunu yapın

Gün içerisinde çok fazla zaman harcadığınızı düşündüğünüz işleri başkalarına devretme şansınız varsa bunu yapın ve zamanınızı daha öncelikli işlere ayırmayı deneyin.

9. En üretken olduğunuz zamanı belirleyin

En üretken olduğunuz zamanları tespit ederek bu zaman dilimlerinde daha fazla işe odaklanın ve daha çok iş halletmeye çalışın.

10. Dinlenmeye de zaman ayırın 

Verimli olmak ve kaliteli iş üretmek için dinlenmeye ve zihninizi arındırmaya da dikkat etmelisiniz. Zaman yönetimi için takvim belirlerken düzenli aralıklarla dinlenme molalarınızı da takvime not etmeyi unutmayın.